Um anspruchsvolle und komplexe Vorhaben/Projekte in IT und Kommunikation überschaubarer zu machen und Sicherheit hinsichtlich des Erreichens von Teilprojektzielen zu erlangen, bedarf es einer geeigneten Methodik und erprobten Vorgehensweise.
Wie ein Architekt, der die Auftraggeber von der Grundlagen- und Bedarfsermittlung sowie Konzeption und Planung über die mittels Ausschreibungsverfahren durchgeführte Auswahl der Auftragnehmer/Lieferanten und die Überwachung der ordnungsgemäßen und die Kostenplanung einhaltende Umsetzung bis hin zur Abnahme begleitet, beraten und unterstützen wir unsere Kunden in allen Belangen rund um Kommunikationssysteme und -netze. Neben der Beratung hinsichtlich Technik und Wirtschaftlichkeit legen wir auch besonderen Wert auf die Gestaltung effizienter Prozesse und einfache Bedienbarkeit der Lösungen, damit die Mitarbeiter unserer Auftraggeber gerne und erfolgreich mit diesen arbeiten, um so eine größtmögliche Wertschöpfung zu erzielen.
Wird ITD auf Basis der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) beauftragt, erfolgt die Erbringung der Beratungs- und Planungsleistungen entsprechend der durchzuführenden Leistungsphasen und der dafür geplanten Vorgehensweise und Arbeitsschritte.
Erfolgt die Beratung und Planung Ihrer Kommunikationstechnik (UC)/Netzwerktechnik (Netze) auf Basis eines individuellen, nicht an die HOAI angelehnten Angebots, unterteilt ITD derartige Vorhaben/Projekte meist in drei Phasen bzw. Digitalisierungsinitiativen und erbringt in diesen häufig folgende Leistungen
Digitalisierungsinitiative 1
Ist-Analyse und Soll-Konzeption
- Erstellung eines Projekt- und Aktivitätenplans
- Teilnahme am Projektstarttermin und Moderation desselben anhand einer Kick-off-Präsentation
- Erfassung der Ist-Daten
- Analyse/Audit vorhandener ITK-Systeme/Netze hinsichtlich funktionaler, sicherheits- und innovationstechnischer Stärken/Schwächen sowie der Verträge auf Wirtschaftlichkeit
- Analyse der kommunikationsgestützten Prozesse (UC) und technischen Lösungen sowie Kosten für diese im Kontext zu infrage kommender alternative Lösungsansätze (ggf. Benchmark/Wirtschaftlichkeitsbetrachtung)
- Moderation und Durchführung von Workshops/Interviews bzw. Beratungsgesprächen zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen, präzise Bedarfs- und Anforderungsanalyse (Nutzerprofile, Digitale Arbeitsplätze, Anwendungen, Arbeitsprozesse (UC); Bandbreiten, Dienste Architektur etc. (Netze); Servicelösungen; Security; Notfallvorsorge/BCM; kommerziell-vertragliche Belange; Schulungen; Dokumentation; Migrations-/Implementierungskonzept usw.)
- Entwicklung einer oder mehrerer Lösungsstrategien (Architektur; Cloud, On-Premise oder Hybrid (UC); All-in-One oder Best of Breed; Generalunternehmerschaft ja/nein etc.)
- Erstellung des Soll-Konzepts mit allen für die Genehmigung und Planung erforderlichen Zahlen, Daten und Fakten (Lösungswege; Termine; Kostenschätzung; mögliche Bieter)
Digitalisierungsinitiative 2
Ausschreibung/Marktabfrage und Auftragsvergabe
- Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (Vorbedingungen, Leistungsbeschreibung, Fragenkatalog, Leistungsverzeichnis etc.) auf Basis des genehmigten Soll-Konzepts
- Durchführung der Ausschreibung; Beantworten von Bieterfragen
- Erste Angebotsaus- und -bewertung sowie Festlegung der Bieter-Shortlist anhand einer abgestimmten Bewertungsmatrix mit Kriterien wie bspw. Bedienerfreundlichkeit/einfache Bedienbarkeit, technische-funktionale Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit der angebotenen Lösungen, Leistungsfähigkeit des Bieters und Schlüssigkeit seines Lösungskonzepts
- Angebotsverhandlung und -optimierung mit den Bietern der Shortlist
- Finale Angebotsaus- und -bewertung; Festlegung der Auftragsvergabestrategie
- Ergebnispräsentation mit den erzielten Ergebnissen der Vergabeverhandlungen, einer Handlungs-/Auftragsvergabeempfehlung und einem Kostenanschlag
Digitalisierungsinitiative 3
Projektumsetzungsbegleitung, Abnahme und Rechnungsprüfung
- Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung und Beauftragung
- Kontrolle der Auftragsbestätigung, Prüfung und ggf. Anpassung der Leistungsscheine
- Vorbereitung und Initiierung des Projektstarttermins
- Prüfung und Ergänzung des vom Auftragnehmer bereitgestellten Projektplans auf Plausibilität hinsichtlich Einhaltung der vereinbarten Zeit-/Ressourcenangaben und Kosten
- Teilnahme an Workshops (Aufbau, Konfiguration, Tests, Implementierung, Migration, Inbetriebnahme, Produktivsetzung, Informationssicherheit, Datenschutz, Schulung, Service & Betrieb etc.) um für unseren Kunden, im Kontext zu den Anforderungen der Ausschreibung bzw. Leistungsbeschreibung optimale Ergebnisse zu erzielen
- Mitwirkung bei der Erstellung des Pflichtenhefts/der Feinplanung im Sinne des Kunden
- Teilnahme an Projektsitzungen und Jour fixe
- Prüfung der Schulungsunterlagen/Trainingsinhalte und -methoden sowie Bedienungsanleitungen für Benutzer und Administratoren
- Qualitäts-/Termin-/Kostenkontrolle im Projekt
- Mitwirkung bei der Erstellung der Dokumentation, des Betriebs- & Sicherheitshandbuchs, der Risikoanalysen, der Sicherheits- & Notfall-Konzepte, der Datenschutzvereinbarungen etc.
- Mitwirkung bei Leistungs- und Funktionsprüfungen; Begleitung der Abnahme und Prüfung der Dokumentation sowie Rechnungen hinsichtlich fakturierter Leistungen unter Berücksichtigung der Anforderungen und Bedingungen der Ausschreibung und Angemessenheit der Preise für sämtliche Leistungen
Selbstverständlich passen wir Vorgehensweise und Methodik auch gerne auf Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse an bzw. stellen Ihnen diese für andere Vorhaben/Projekte als Beratung und Planung von Kommunikationssystemen und -netzen zur Verfügung. Sie haben Fragen hierzu? Gerne!
